ชนิดของเครื่องบันทึกเวลาพนักงาน (Time Recorder Type)

Time Recorder Type

          โดยส่วนตัวแล้วในความเห็นของผมคิดว่าการบันทึกเวลาที่ดีที่สุดก็คือการเซ็นชื่อ แต่เพื่อความรวดเร็วและตัดปัญหาการทุจริต จึงเกิด เครื่องบันทึกเวลาการทำงานพนักงาน  ให้เป็นระบบอัตโนมัติโดยใช้อุปกรณ์อิเลคโทรนิคส์มาช่วย แล้วนำมาคำนวณเวลาการทำงานด้วยโปรแกรมคอมพิวเตอร์ เนื่องจากสะดวกรวดเร็ว เป็นการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้กับฝ่ายบุคคลและฝ่ายบัญชี นั่นหมายถึงว่าเครื่องบันทึกเวลาที่ทำงานด้วยอุปกรณ์อิเลคโทรนิคจะช่วยลดเวลา และกำลังงานของฝ่ายบุคคลลงได้มาก ชนิดของเครื่องบันทึกเวลาหรือลงเวลาที่นิยมในปัจจุบันได้แก่

เครื่องตอกบัตร

          เป็นเครื่องบันทึกเวลาชนิดแรกที่ใช้ในการบันทึกเวลาเข้าออก อัตโนมัติของพนักงาน โดยบันทึกลงบนกระดาษบันทึกผ่านผ้าหมึก ลักษณะจะคล้ายกับเครื่องพิมพ์แบบหัวเข็ม


บันทึกเวลาพนักงานแบบรูดบัตรบาร์โค้ด

       บาร์โค้ด (bar code) หรือรหัสแท่งนั้น เป็นการแทนข้อมูลด้วยสัญญลักษณ์มาตรฐานในรูปของแท่งขนานดำและขาวที่อ่านได้ด้วยเครื่องอ่านบาร์โค้ด (bar code scanner) มีความกว้างของแท่งแตกต่างกันออกไป การใช้ bar code จะช่วยให้เกิดความสะดวกและความถูกต้องในการอ่านข้อมูล ซึ่งวิธีนี้จะรวดเร็วกว่าการป้อนข้อมูลเข้าเครื่องคอมพิวเตอร์ หรือการอ่านด้วยสายตา โดยทั่วไปเราจะเห็นการใช้ bar code ในห้างซูเปอร์มาเก็ต แต่ความจริงแล้วการใช้ bar code มีมากมายกว่าที่เห็น เช่น การใช้รหัสแท่งเพื่อจัดการวัสดุคงคลัง การยืมและคืนหนังสือในห้องสมุด ใช้ติดตามการผลิตและการส่งสินค้า หรือใช้ในการบันทึกการเข้าออกพนักงาน เป็นต้น

บันทึกเวลาพนักงานแบบทาบบัตรหรือบัตรคลื่นความถึ่ (Radio Frequency Identification)

        เป็นเครื่องบันทึกเวลาพนักงานแบบโดยไม่ต้องสัมผัส ใช้เทคโนโลยี Radio Frequency Identification ( RFID ) คลื่นความถี่ 125 KHz ในการรับข้อมูลจากบัตร ใช้ได้กับบัตร Proximity 125KHz ทั้งแบบ Read-Only และแบบ Read-Write มาตรฐาน ISO ทั่วไป โดยบัตรพนักงานชนิด Read-Write นี้ สามารถนำกลับมาบันทึกหมายเลขพนักงานใช้ใหม่ได้อีก เมื่อพนักงานลาออก ใช้งานง่าย เพียงนำบัตรเข้าไปใกล้เครื่อง เครื่องก็จะอ่านบัตร และบันทึกให้โดยอัตโนมัติ เป็นเทคโนโลยีที่ทันสมัย

บันทึกเวลาพนักงานแบบรูดบัตรแถบแม่เหล็ก

        เป็นเครื่องรูดบัตรพนักงานชนิดใช้กับบัตรที่เป็นแถบแม่เหล็ก ลักษณะเดียวกับบัตรเครดิต บัตร ATM หรือบัตรประชาชน (รุ่นเก่า) หัวอ่านแถบแม่เหล็กเป็นชนิดทนทานพิเศษ จะอ่านข้อมูลเลขประจำตัวพนักงานที่บันทึกอยู่ Track ที่ 2 ตามมาตรฐาน ANSI / ISO ของบัตรแถบแม่เหล็ก โดยสามารถเลือกกำหนดหลักเลขประจำตัวพนักงานได้ตั้งแต่ 5 ถึง 13 หลัก

เครื่องสแกนลายนิ้วมือ (Finger Scan)

   

         เป็นเครื่องบันทึกเวลาพนักงานแบบสแกนลายนิ้วมือ ซึ่งถูกออกแบบมาเพื่อบันทึกเวลา และคำนวณเวลาการทำงานของพนักงานในองค์กร สะดวก ใช้งานง่าย เป็นเทคโนโลยีที่ทันสมัย เนื่องจากเวลาในการค้นหาจะแปรผันตามจำนวนพนักงาน เป็นการตรวจสอบลายนิ้วมือเปรียบเทียบกับพนักงานที่บันทึกโดยตรง ป้องกันการบันทึกเวลาแทนกันของพนักงานได้ 100%


เครื่องสแกนฝ่ามือ (Hand punch)

  

         เป็นเครื่องบันทึกเวลาพนักงานแบบสแกนฝ่ามือ ใช้หลักการเดียวกับเครื่องสแกนลายนิ้วมือ แต่แก้ปัญหาการอ่านลายนิ้วมือยาก ในบุคคลที่ลายนิ้วมือไม่ชัดเจน หรือไม่มีลายนิ้วมือ ป้องกันการบันทึกเวลาแทนกันของพนักงานได้ 100%

เครื่องสแกนใบหน้า

         เป็นเครื่องบันทึกเวลาพนักงานโดยวิธีสแกนใบหน้า โดยใช้กล้องดิจิตอลถ่ายภาพ แล้วนำไปประมวลผลภาพว่ามีใบหน้าตรงกัน โดยใช้หลักการเดียวกับการสแกนลายนิ้วมือ แต่แก้ปัญหาการอ่านลายนิ้วมือยาก ในบุคคลที่ลายนิ้วมือไม่ชัดเจน หรือไม่มีลายนิ้วมือ ป้องกันการบันทึกเวลาแทนกันของพนักงานได้ 100%

        เมื่อฝ่ายบุคคลต้องคิดเวลาการมาทำงานด้วยตนเองทั้งหมด จะใช้เวลาค่อนข้างมากและอาจผิดพลาดได้ โดยเฉพาะหากมีพนักงานเป็นจำนวนมาก และมีกะการทำงานหลายกะ ดังนั้นถ้าหากใช้เครื่องบันทึกเวลาที่ทำงานด้วยอุปกรณ์อิเลคโทรนิค  เมื่อโอนข้อมูลการบันทึกเข้า-ออก เข้าเครื่องคอมพิวเตอร์ จะทำให้การประมวลผลเวลาการทำงาน ขาด ลา มาสาย กลับก่อนและทำงานล่วงเวลาให้ทันที เข้าสู่ฐานข้อมูลพนักงานบริษัท และสามารถพิมพ์รายงานออกได้ภายในไม่กี่นาที และเป็นประวัติการทำงานย้อนหลังสามารถตรวจสอบเพื่อประเมินผลงานปลายปีได้ นอกจากนั้นยังสามารถส่งข้อมูลเวลาการทำงานนั้นเข้าประมวลผลกับโปรแกรมบัญชีเงินเดือนต่อได้โดยตรง

         ด้วยเทคโนโลยีที่ก้วไปค่อนข้างไกลทำให้ องค์กรที่ไม่ได้ปฏิบัติงาน 24 ชั่วโมง เลิกงานสามารถตัดไฟกลับบ้านได้โดยไม่ต้องกังวลกับการสูญหายของข้อมูลในเครื่องบันทึกเวลา เพราะข้อมูลที่พนักงานบันทึกไว้ในเครื่องจะอยู่ใน memory ชนิดที่ไม่ต้องการไฟเลี้ยง และไม่ได้ใช้ battery ในการ back up ข้อมูล จึงไม่ต้องห่วงเรื่องข้อมูลสูญหาย